給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件需要注意些什么?

來源：威久留學(xué) 責(zé)任編輯：留學(xué)專家瀏覽:5070次

【導(dǎo)讀】：給大學(xué)方面發(fā)郵件是每個(gè)美國留學(xué)的同學(xué)都避免不了的事情，不管是在申請(qǐng)階段、錄取階段還是已經(jīng)就讀。那么怎樣通過郵件清楚地表達(dá)自己的訴求并且給收件方留下好印象呢?下面的這幾個(gè)方面就是你需要注意的了。

馬上咨詢

給大學(xué)方面發(fā)郵件是每個(gè)美國留學(xué)的同學(xué)都避免不了的事情，不管是在申請(qǐng)階段、錄取階段還是已經(jīng)就讀。那么怎樣通過郵件清楚地表達(dá)自己的訴求并且給收件方留下好印象呢?下面的這幾個(gè)方面就是你需要注意的了。

1.給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件時(shí)的注意事項(xiàng)一：Email的主題(subject)不要不填，也不要太長

很多同學(xué)發(fā)郵件的一個(gè)不好習(xí)慣就是不填主題(subject)，對(duì)于美國大學(xué)錄取辦公室的人來說，在大量的咨詢郵件中，這樣一封沒主題的郵件是很容易被忽略的掉的。

但是，郵件的主題也不宜長，要盡量用最簡短的語言概括郵件的主題。如果有緊急的事情，建議使用urgent，help之類的短語，簡潔但很顯眼。

2.給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件時(shí)的注意事項(xiàng)二：要注意稱呼馬上咨詢>>>

在發(fā)郵件前，首先要確定學(xué)校官網(wǎng)給的聯(lián)系信息上有沒有給出聯(lián)系人的名字。如果有，強(qiáng)烈建議直接以該聯(lián)系人姓名代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。如果學(xué)校沒有提供，那么，最好使用上面提到的“Dear Sir or Madam”這樣的稱呼，或者用“To Whom It May Concern”。

在此，小編溫馨提醒：有些同學(xué)平時(shí)發(fā)郵件可能不喜歡寫稱呼，在給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件的時(shí)候，可不能不寫稱呼，這是極不禮貌的。

3.給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件時(shí)的注意事項(xiàng)三：郵件正文要條理清晰

想想也知道在每年的申請(qǐng)旺季，美國大學(xué)錄取辦公室的郵箱每天都會(huì)收到很多的咨詢郵件，對(duì)于回郵件的小秘來說，他們根本不會(huì)在一封郵件上花費(fèi)太長的時(shí)間，所以，同學(xué)們的郵件一定要做到邏輯清晰，條理清楚，一些中國式的客氣用語可以不用，并且要做到用最短的語言清楚明了的表達(dá)自己的意思。

在郵件中，要交代問題的背景后再羅列出問題。比如，在填寫申請(qǐng)表的時(shí)候，遇到了某個(gè)不知道怎么填寫的地方，那么，在寫郵件時(shí)就要寫明自己是一名中國學(xué)生，正在申請(qǐng)貴校的某某專業(yè)，在填寫申請(qǐng)表的時(shí)候發(fā)現(xiàn)了某個(gè)地方不知道如何填寫，而不能是一開篇就問學(xué)校某某地方應(yīng)該怎么填寫。因?yàn)?，即使是學(xué)校招生辦的人，也并不對(duì)申請(qǐng)表中的所有題目都了如指掌而做到一看到你的問題就知道是來自哪里的。

另外，在提問時(shí)，要從最緊要的問題開始，一封郵件最好不要超過3個(gè)問題。問題的歸納要注意條理，不要重復(fù)，記得要具體一點(diǎn)，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。

4.給美國大學(xué)發(fā)咨詢郵件時(shí)的注意事項(xiàng)四：收到回復(fù)后要表示感謝

美國大學(xué)錄取辦公室的小秘們回復(fù)郵件的速度還是挺快的，一般在他們收到郵件的當(dāng)天就會(huì)有回復(fù)(因?yàn)闀r(shí)差，我們收到回郵時(shí)都在第二天了)。而我們同學(xué)們?cè)谑盏交貜?fù)之后，不管有沒有用最好都回信表示感謝。

另外，如果之前沒有有沒有說清楚的地方，可以繼續(xù)深入探討。在回復(fù)郵件時(shí)，最好直接點(diǎn)“回復(fù)”鍵，這樣原文會(huì)在下面引用，可以讓對(duì)方知道你已經(jīng)收到回復(fù)，更重要的是，把原文引用在下面可以有助于他回憶起你的情況。

看了上面的幾項(xiàng)，你是否有思路了呢?說完了什么樣的郵件討人喜歡，再說說什么樣的郵件給人較差的觀感吧。即使是最nice的教授或領(lǐng)導(dǎo)，面對(duì)堆積如山的email，由于時(shí)間有限，他也只能有選擇性地回復(fù)一部分。所以今天我們探討的關(guān)鍵就是，如何成為被教授選中的那一部分!以下是幾種從他人的角度出發(fā)，你的email被“刷掉”的原因：

1. 你沒有考慮到我的時(shí)間安排

錯(cuò)誤例子：“I’d love to get your thoughts on this presentation before my meeting today.”(我希望您能在我今天上臺(tái)之前給我的報(bào)告一些建議。)

當(dāng)教授看到這封郵件的時(shí)候，或許他的第一想法是“可以啊”，然而當(dāng)他打開附件，才發(fā)現(xiàn)你給他發(fā)了一份65頁的報(bào)告，而且還需要今天就給你答復(fù)——如果你是他，你會(huì)怎么做呢，應(yīng)該也是直接忽視了吧?

因?yàn)檫@樣的請(qǐng)求，完全沒有考慮到對(duì)方的情況，是不切實(shí)際的;就算教授再熱情友善，想要幫助一名國際學(xué)生，他也不可能清空其他日程，抽出時(shí)間緊急幫你過一遍這份報(bào)告;反之，你甚至?xí)o他留下一個(gè)“不考慮他人安排”、“不提前做好打算”的壞印象;于是，你將來畢業(yè)求職、申請(qǐng)研究生還想要找他寫推薦信的話，他“say yes”的可能性就很低了。

正確例子：“I’d love to get your feedback on my 65-page presentation before next Friday. I know that’s a lot to read, so let me know when it would be a good time for me to send it over.”(在下周五之前，我這里有一份65頁的報(bào)告需要一些建議。我知道閱讀量很大，所以請(qǐng)讓我知道什么時(shí)候發(fā)給您比較合適。)

總結(jié)：一定要給足對(duì)方考慮的時(shí)間，展現(xiàn)出你care對(duì)方的時(shí)間安排，不要一味只顧表達(dá)自己的需求。

2. 我不知道你到底想要什么 馬上咨詢>>>

錯(cuò)誤例子：“Here’s my presentation for next week.”(這是我下周的報(bào)告。)

很多同學(xué)想要教授給自己的報(bào)告或者essay一些建議，于是就直接把文件添加在附件中，僅僅在正文中提了一下附件是什么，其他啥也不說。

也許教授見多識(shí)廣，大概也能揣測(cè)到你是想要一些建議，但是你沒說啊——那么他也不會(huì)“自作多情”地就著手開始看你的文件，這封郵件便只能永遠(yuǎn)躺在收件箱里了;因?yàn)榇蠹业臅r(shí)間都很寶貴，他沒有那么多功夫去揣測(cè)你到底是不是真的要一些建議——而建議也分很多種，他也不知道你需要的是哪方面的建議：是對(duì)整體結(jié)構(gòu)的?還是立意?是不知如何開頭，還是沒有頭緒要如何收尾?

正確例子：“Here’s my presentation for next Friday. I’d love your expertise in choosing the appropriate way of ending it based on the contents in the body. Let me know if you have any ideas!”(這是我下周五的報(bào)告，根據(jù)主題部分涉及的內(nèi)容，我需要您基于您的專業(yè)知識(shí)給我的收尾方式一些建議;如果您有任何想法都可以告訴我!)

總結(jié)：每一封郵件都需要把目的表達(dá)清楚，并且明確告訴對(duì)方下一步是什么，而不是把“揣測(cè)”的責(zé)任推給收件人。

3. 我不知道我為什么收到這封郵件

錯(cuò)誤例子：你發(fā)了一封郵件給你的領(lǐng)導(dǎo)，然后cc(抄送，類似于微博的@)了同一個(gè)部門里所有其他工作人員，但是沒有提及cc的原因。

你在一個(gè)學(xué)生會(huì)的部門工作，或者你在一家公司實(shí)習(xí)，在興高采烈地完成了一份報(bào)告后，你發(fā)給了你的領(lǐng)導(dǎo)并且cc了同部門的所有人;你cc的原因可能并不是想要你的同事們給你一些建議，只是希望讓大家熟悉你的工作進(jìn)度，尤其是有一些同事接下來的工作會(huì)和你的報(bào)告內(nèi)容有關(guān)聯(lián)，需要掌握其中的一些數(shù)據(jù)。

但是，每個(gè)人每天處理email的時(shí)間十分有限，你不加說明的抄送，如果他們不仔細(xì)閱讀和分析的話只會(huì)一臉懵逼，這將極大影響他人的工作效率，對(duì)于一個(gè)組織來說是很致命的。

正確例子：你應(yīng)該把cc每個(gè)人的原因說清楚，即使這個(gè)原因只是“現(xiàn)階段希望你關(guān)注一下目前的進(jìn)度”，你也要明確提到。

總結(jié)：當(dāng)你發(fā)出一封郵件時(shí)，不能想當(dāng)然地假設(shè)所有人都知道為什么會(huì)收到這封郵件，而作為發(fā)送者——你是最清楚的，于是你有責(zé)任讓每個(gè)人知道這封郵件是干啥的。

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